การเสนอหนังสือ
๑. การเสนอหนังสือ
คือการนำหนังสือราชการที่ดำเนินการขั้นเจ้าหน้าที่เสร็จแล้วเสนอต่อผู้บังคับบัญชา ซึ่งอาจเป็นการเสนอเพื่อ
- พิจารณาตรวจแก้ไข
- บันทึกสั่งการ
- ทราบ
- ลงชื่อ
อย่างใดอย่างหนึ่งเพื่อให้ราชการนั้นๆ
ดำเนินต่อไปตามสายงานจนเสร็จสิ้น
๒. วิธีเสนอหนังสือ
เจ้าหน้าที่ผู้รวบรวมเรื่องเสนอ
ซึ่งโดยปกติได้แก่นายทหารสารบรรณ, หน.บก., ทส. ควรจะแยกหนังสือที่จะเสนอออกเป็นประเภทๆ
เสียก่อน เช่น เรื่องด่วน, เรื่องเพื่อทราบ, เรื่องสั่งการ, เรื่องพิจารณา ถ้าสามารถทำได้ควรแยกแฟ้มเสนอออกตามประเภทเรื่องดังกล่าว โดยเฉพาะเรื่องด่วน
ควรแยกออกและเขียนตัวอักษรด่วนปิดหน้าปกแฟ้มเสนอให้เห็นโดยชัดเจน
ปัจจุบันเท่าที่ส่วนราชการใน
ทบ.
ปฏิบัติอยู่โดยมากการเสนอหนังสือมักจะเป็นหน้าที่ของหน่วยเจ้าของเรื่องจัดเรื่องเข้าแฟ้มแล้วนำเสนอ ไม่ผ่านเจ้าหน้าที่ บก.
หรือนำแฟ้มเสนอมารวมที่ บก. เพื่อให้เจ้าหน้าที่ บก. นำเสนอ
เมื่อผู้บังคับบัญชาลงนามแล้วก็คืนหน่วยเจ้าของเรื่องไปทั้งหมด หากจะมีการส่งออก เช่น ขอลงทะเบียนหนังสือ
หรือส่งต่อเจ้าของเรื่อง จะนำต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ หรือเรื่องนั้นๆ มาขอให้เจ้าหน้าที่รับส่งลงทะเบียนและจัดการส่งให้
๓. การตรวจเอกสารที่จะนำเสนอ
ไม่ว่าในกรณีที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายใดๆ จะเป็นผู้เสนอเอกสารก็ตาม
ผู้นั้นจะต้องพิจารณาตรวจสอบเอกสารที่จะนำมาเสนอทุกฉบับ โดยถือหลักดังนี้
๓.๑ เอกสารนั้นสะอาด เรียบร้อย ถูกต้องตามระเบียบงานฯ
แบบธรรมเนียมที่ทางราชการวางไว้แล้วหรือยัง เช่น
ถ้าเป็นหนังสือราชการภายนอกก็ต้องตรวจดูตามแบบว่าหนังสือราชการภายนอกวางรูปอย่างไร ใช้คำย่อหรือคำเต็ม ถ้าเป็นคำสั่งดูแบบรูปคำสั่งให้ถูกต้องเป็นต้น
ทั้งนี้รวมถึงการเขียนคำให้ถูกต้องตามพจนานุกรม และมีวรรคตอน ย่อหน้าให้ถูกต้องเหมาะสม
๓.๒
เอกสารนั้นได้ผ่านเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องตามสายงานพิจารณาครบถ้วนแล้วหรือยัง
๓.๓
ถ้าเอกสารนั้นอ้างอิงถึงหลักฐานแบบธรรมเนียมใด ให้ดูว่าได้แนบหลักฐานนั้นๆ
เสนอมาด้วยหรือไม่
เพื่อมิให้เสียเวลาที่ผู้บังคับบัญชาจะต้องขอดูและไปค้นหาในภายหลัง
ต้องเตรียมหลักฐานอ้างอิงไว้ให้พร้อม
เมื่อผู้บังคับบัญชาขอดูก็สามารถเสนอได้ทันที
๓.๔
เอกสารฉบับใดที่มีทั้งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ หากมีการแก้ไขข้อความใดๆ จะเป็นตัวหนังสือหรือตัวเลขก็ตาม ต้องระวังแก้ไขให้ตรงกันทั้งสองฉบับ
๓.๕ ถ้าผู้เสนอเอกสารไม่ใช่เจ้าของเรื่อง เมื่อมีหน้าที่ตรวจสอบเอกสารก่อนนำเสนอ
ถ้ามีบกพร่องตามที่ได้กล่าวมาข้างบนนี้ อย่าได้แก้ไขไปโดยพลการ ควรแจ้งให้เจ้าของเรื่องทราบแล้วแก้ไข
๓.๖ ถ้าเอกสารนั้นจะต้องมีการบันทึกเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาลงชื่อ
เจ้าหน้าที่หรือเจ้าของเรื่องต้องบันทึกให้ถูกต้องตามแบบธรรมเนียมของทางราชการ เช่น การสั่งการที่จะใช้คำว่า รับคำสั่ง
....
จะใช้เมื่อใด กับใครเป็นต้น
๔. การจัดเข้าแฟ้มเสนอ
ดังได้กล่าวไว้ในหัวข้อวิธีเสนอแล้วว่า
ถ้าสามารถทำได้ควรแยกแฟ้มเสนอออกเป็นประเภทต่างๆ อย่างไรก็ตาม การเสนอหนังสือนั้นไม่ว่าจะแยกแฟ้มออกเป็นประเภทหรือรวมแฟ้ม มีหลักง่ายๆ ในการจัดเอกสารเข้าแฟ้ม ดังนี้
๔.๑ เรื่องง่ายๆ ไม่มีปัญหาพิจารณาอย่างใดๆ เช่นเพียงลงชื่อเท่านั้น ควรเรียงไว้ข้างหน้า
๔.๒ เรื่องที่มีปัญหายุ่งยาก จะต้องพิจารณาตรวจแก้
หรือมีการตัดสินใจต้องเอาไว้ทีหลัง
หรือแยกแฟ้มเสนอ
เพราะผู้บังคับบัญชาต้องใช้วิธีพิจารณาตกลงใจหรือแก้ไขงานธรรมดาจะได้ออกมาก่อน
๔.๓ แฟ้มเซ็นทราบ เช่น สำเนาคำสั่ง ประกาศ แจ้งความอื่นๆ ควรแยกแฟ้ม
เมื่อผู้บังคับบัญชาว่างจะได้ลงนาม
๔.๔ กรณีเร่งด่วนจัดเจ้าแฟ้มเสนอด่วน
แล้วรีบเสนอทันทีไม่ต้องคอยเรื่องให้เต็มแฟ้ม
๔.๕
ผู้เสนอจะต้องใช้ไหวพริบตามสมควรให้เหมาะกับกาลเทศะและนิสัยของบังคับ -บัญชา
เช่นผู้บังคับบัญชาบางท่านไม่ชอบลงชื่อในหนังสือทีละฉบับถึงกับกำหนดเวลาเสนอไว้
เช่น เช้า ๑๐๐๐ บ่าย ๑๔๐๐ เป็นต้น
กรณีเช่นนี้ก็ไม่มีโอกาสเสนอเอกสารทีละเรื่องหรือสองเรื่อง ต้องมีมากหรือถึงเวลาจึงเสนอได้ เว้นแต่เรื่องด่วนจึงนำเสนอก่อนเวลาและไม่จำเป็นต้องรอเอกสารอื่น
ผู้บังคับบัญชาบางท่านไม่ได้กำหนดเวลาเสนอ จะเสนอเมื่อใดก็ได้ กี่ฉบับก็ได้ ลักษณะนี้ผู้เสนอก็สะดวกใจ แต่ควรพิจารณาโอกาสบ้าง เช่น เวลามีน้อยเพราะท่านจะต้องรีบไปประชุม
หรือกลับมาจากประชุมมีเวลาน้อยแล้วควรเสนอเรื่องเร่งด่วน หรือเรื่องที่ไม่มีปัญหาไปก่อน
เรื่องไม่ด่วน เรื่องที่ต้องใช้เวลาพิจารณาให้รอไว้เสนอในโอกาสต่อไป