ระเบียบกองทัพบก

ว่าด้วยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๓๗

----------------------

เพื่อให้การปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณของกองทัพบกเป็นไปในแนวทางเดียวกัน และสอดคล้องกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และระเบียบกระทรวงกลาโหม ว่าด้วยหนังสือราชการ พ.ศ. ๒๕๒๗ จึงกำหนดระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณของกองทัพบกไว้ดังนี้

ข้อ ๑ ระเบียบนี้เรียกว่า “ ระเบียบกองทัพบก ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๓๗ ”

ข้อ ๒ ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป

ข้อ ๓ ให้ยกเลิก

๓.๑ ระเบียบกองทัพบก ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๘

๓.๒ ระเบียบกองทัพบก ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๙

บรรดาคำสั่ง ระเบียบ คำชี้แจงใดๆ ในเรื่องงานสารบรรณของกองทัพบกที่ได้กำหนดไว้แล้วและที่มีอยู่ในระเบียบนี้ หรือซึ่งขัดหรือแย้งกับระเบียบนี้ ให้ใช้ระเบียบนี้แทน เว้นกรณีที่กล่าวในข้อ ๔

ข้อ ๔ ในกรณีที่กฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ กำหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไว้เป็นอย่างอื่น ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมาย หรือระเบียบว่าด้วยการนั้น

ข้อ ๕ ในระเบียบนี้

งานสารบรรณ หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับงานบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ

การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทำลาย

หนังสือ หมายความว่า หนังสือราชการ

ส่วนราชการ ให้หมายถึง หน่วยระดับกองร้อย หรือเทียบเท่าขึ้นไป

คณะกรรมการ หมายความว่า คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ปฏิบัติงานในเรื่องใดๆ และให้หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทำงาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกัน

ข้อ ๖ ให้เจ้ากรมสารบรรณทหารบก เป็นผู้รักษาการณ์ตามระเบียบนี้

หมวด ๑

ชนิดของหนังสือ

ข้อ ๗ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสือที่หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ (ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทางราชการ และทางราชการรับไว้เป็นหลักฐาน) เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ และเอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ

ข้อ ๘ หนังสือมี ๖ ชนิด

๘.๑ หนังสือภายนอก

๘.๒ หนังสือภายใน

๘.๓ หนังสือประทับตรา

๘.๔ หนังสือสั่งการ

๘.๕ หนังสือประชาสัมพันธ์

๘.๖ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ข้อ ๙ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก ให้จัดทำตามแบบที่ ๑ หรือแบบที่ ๒ ท้ายระเบียบ และให้มีรายละเอียดดังนี้

๙.๑ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามผนวก ก ท้ายระเบียบ ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง

๙.๒ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือสถานที่ราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือ สถานที่ตั้งของส่วนราชการ หรือหน่วยงานเจ้าของหนังสือให้มีได้ตามความจำเป็น

๙.๓ วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ

๙.๔ เรื่อง ให้กำหนดชื่อเรื่องซึ่งเป็นใจความสำคัญสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น กรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม ถ้าสาระสำคัญของหนังสือต่างไปจากเรื่องเดิม อาจกำหนดชื่อเรื่องใหม่ก็ได้

๙.๕ คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้ายที่กำหนดไว้ใน ผนวก ข ท้ายระเบียบ แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

๙.๖ อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน เฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือนั้น

การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่นๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย

๙.๗ สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด

๙.๘ ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจน และเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อๆ

๙.๙ คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้ายที่กำหนดไว้ใน ผนวก ข ท้ายระเบียบ เว้นกรณีผู้บังคับบัญชามีถึงผู้ใต้บังคับบัญชา ไม่ต้องมีคำลงท้าย แต่ถ้าผู้ใต้บังคับบัญชามีถึงผู้บังคับบัญชา ให้ใช้คำลงท้ายว่า ควรมิควรแล้วแต่จะกรุณา

๙.๑๐ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้รายมือชื่อตาม ผนวก ค ท้ายระเบียบ

๙.๑๑ ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ

๙.๑๒ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยปกติส่วนราชการเจ้าของเรื่องจะเป็นหน่วยขึ้นตรง หรือเป็นส่วนราชการที่ต่ำกว่าส่วนราชการเจ้าของหนังสือหนึ่งระดับ สำหรับส่วนราชการเจ้าของหนังสือซึ่งไม่มีหน่วยขึ้นตรงจะไม่มีส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

๙.๑๓ โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือและหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย

๙.๑๔ หนังสือภายนอกที่ใช้ติดต่อราชการภายในกระทรวงกลาโหม ให้ใช้คำย่อตามระเบียบกระทรวงกลาโหมว่าด้วยการใช้คำย่อ

ข้อ ๑๐ หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้จัดทำตามแบบที่ ๓ ท้ายระเบียบ และให้มีรายละเอียดดังนี้

๑๐.๑ ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และให้มีชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องซึ่งต่ำกว่าส่วนราชการเจ้าของหนังสือหนึ่งระดับ พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ไว้ในวงเล็บ สำหรับส่วนราชการเจ้าของหนังสือที่ไม่มีหน่วยขึ้นตรงให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ไว้ด้วย

๑๐.๒ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่องตาม ผนวก ก ท้ายระเบียบ ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง

๑๐.๓ วันที่ ให้ลงวันที่ เดือน ปีพุทธศักราช ที่ออกหนังสือ

๑๐.๔ เรื่อง ให้กำหนดชื่อเรื่องซึ่งเป็นใจความสำคัญสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น กรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม ถ้าสาระสำคัญของหนังสือต่างไปจากเรื่องเดิม อาจกำหนดชื่อเรื่องใหม่ก็ได้

๑๐.๕ คำขึ้นต้น ให้ใช้อนุโลมตามหนังสือภายนอก หรือใช้คำว่า “ เสนอ ” “ ส่ง ” หรือ “ ถึง ” แล้วแต่กรณีตาม ผนวก ข ท้ายระเบียบ

๑๐.๖ อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือนั้น

การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่นๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย

๑๐.๗ สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด

๑๐.๘ ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจน และเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อๆ

๑๐.๙ สรรพนาม ให้ใช้อนุโลมตามหนังสือภายนอก หากเป็นการรายถึงผู้บังคับบัญชา ให้ใช้ “ กระผม ” หรือ “ ดิฉัน ” แล้วแต่กรณี

๑๐.๑๐ ลงชื่อและตำแหน่ง ให้ปฏิบัติตามข้อ ๙.๑๐ และ ๙.๑๑

๑๐.๑๑ การใช้คำย่อ ให้เป็นไปตามระเบียบกระทรวงกลาโหมว่าด้วยการใช้คำย่อ

ข้อ ๑๑ หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกองพล หรือเทียบเท่าขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการชั้นผู้บังคับการกรม หรือเทียบเท่า หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองพล หรือเทียบเท่าขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา

หนังสือประทับตรา ให้ใช้ได้ระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช้เรื่องสำคัญ ได้แก่ การขอทราบรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ การเตือนเรื่องที่ค้าง เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกองพลหรือเทียบเท่าขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่ง ให้ใช้หนังสือประทับตรา

การจัดทำให้ใช้กระดาษตราครุฑ ตามแบบ ๔ ท้ายระเบียบ และให้มีรายละเอียดดังนี้

๑๑.๑ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของเจ้าของเรื่องตาม ผนวก ก ท้ายระเบียบ ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง

๑๑.๒ ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง

๑๑.๓ ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย

๑๑.๔ ส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก

๑๑.๕ ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการตามข้อ ๓๖ ด้วยหมึกสีแดง และให้ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา

๑๑.๖ วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ

๑๑.๗ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ

๑๑.๘ โทร. หรือที่ตั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ด้วย กรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ให้ลงที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง โดยให้ลงตำบลที่อยู่ตามความจำเป็น และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)

ข้อ ๑๒ หนังสือสั่งการ มี ๓ ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ

๑๒.๑ คำสั่ง คือบรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ให้ใช้กระดาษตราครุฑ แบ่งเป็น ๒ ประเภทคือ

คำสั่งทั่วไป เป็นคำสั่งให้ส่วนราชการหรือหน่วย หรือผู้ใต้บังคับบัญชาทั่วไปปฏิบัติและทราบทั่วกัน ให้จัดทำตามแบบที่ ๕ ท้ายระเบียบ

คำสั่งเฉพาะ เป็นคำสั่งที่ให้ส่วนราชการหรือหน่วย หรือผู้ใต้บังคับบัญชาผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะปฏิบัติ ให้จัดทำตามแบบที่ ๖ ท้ายระเบียบ

การจัดทำคำสั่ง ให้มีรายละเอียดดังนี้

๑๒.๑.๑ คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกคำสั่ง

๑๒.๑.๒ ที่ ให้ลงเลขที่ที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทินทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง

๑๒.๑.๓ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง

๑๒.๑.๔ ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วย แล้วจึงลงข้อความที่สั่ง และวันที่ใช้บังคับ

๑๒.๑.๕ สั่ง ณ วันที่ ... พ.ศ. ... ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน ตัวเลขเต็มของปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง

๑๒.๑.๖ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ

๑๒.๑.๗ ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง

๑๒.๑.๘ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกคำสั่งให้ปฏิบัติตามข้อ ๙.๑๒ โดยอนุโลม

๑๒.๒ ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้เพื่อเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ ให้จัดทำตามแบบที่ ๗ ท้ายระเบียบ และให้มีรายละเอียดดังนี้

๑๒.๒.๑ ระเบียบ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ

๑๒.๒.๒ ว่าด้วย ให้ลงชื่อของระเบียบ

๑๒.๒.๓ ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ ๒ และถัดๆ ไปตามลำดับ

๑๒.๒.๔ พ.ศ. ให้ลงตัวเลขเต็มของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ

๑๒.๒.๕ ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ ๑๒.๒.๖ ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อๆ โดยให้ข้อ ๑ เป็นชื่อระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวันใช้บังคับว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด และข้อสุดท้ายเป็นผู้รักษาการ ระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่อง จะแบ่งเป็นหมวดก็ได้โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด ๑

๑๒.๒.๗ ประกาศ ณ วันที่ ... พ.ศ. ... ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน ตัวเลขเต็มของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ

๑๒.๒.๘ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้รายมือชื่อ

๑๒.๒.๙ ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกระเบียบ

๑๒.๒.๑๐ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกระเบียบ ให้ปฏิบัติตามข้อ ๙.๑๒ โดยอนุโลม

๑๒.๓ ข้อบังคับ คือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ กระทรวงกลาโหมเป็นผู้ออกข้อบังคับ

ข้อ ๑๓ หนังสือประชาสัมพันธ์ มี ๓ ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว

๑๓.๑ ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ ให้จัดทำตามแบบที่ ๘ ท้ายระเบียบ และให้มีรายละเอียดดังนี้

๑๓.๑.๑ ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ

๑๓.๑.๒ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ หรือแนะนำ หรือชี้แจง หรือแจ้งความ แล้วแต่กรณี

๑๓.๑.๓ ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ออกประกาศ และข้อความที่ประกาศ

๑๓.๑.๔ ประกาศ ณ วันที่ ... พ.ศ. ... ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน ตัวเลขเต็มของปีพุทธศักราชที่ออกประกาศ

๑๓.๑.๕ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ

๑๓.๑.๖ ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งผู้ออกประกาศ

๑๓.๑.๗ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อเต็มของส่วนราชการ หรือหน่วยงานที่ออกประกาศ ให้ปฏิบัติตามข้อ ๙.๑๒ โดยอนุโลม

กรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยนคำว่าประกาศเป็นแจ้งความ

๑๓.๒ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใดๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน กองทัพบกเป็นผู้ออกแถลงการณ์ (หน่วยขึ้นตรงกองทัพบกและต่ำกว่าไม่มีอำนาจออกแถลงการณ์) ใช้กระดาษตราครุฑ ให้จัดทำตามแบบที่ ๙ ท้ายระเบียบ และให้มีรายละเอียดดังนี้

๑๓.๒.๑ แถลงการณ์ ให้ลงคำว่า แถลงการณ์กองทัพบก

๑๓.๒.๒ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ์

๑๓.๒.๓ ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกันให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับได้ด้วย

๑๓.๒.๔ ข้อความ ให้อ้างเหตุผล และข้อความที่ออกแถลงการณ์

๑๓.๒.๕ ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ให้ลงคำว่า กองทัพบก

๑๓.๒.๖ วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน ตัวเลขเต็มของปีพุทธศักราช

๑๓.๒.๗ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อเต็มของส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ และปฏิบัติตามข้อ ๙.๑๒ โดยอนุโลม

๑๓.๓ ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๐ ท้ายระเบียบ และมีรายละเอียดดังนี้

๑๓.๓.๑ ข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว

๑๓.๓.๒ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกข่าว

๑๓.๓.๓ ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกันให้ลงฉบับที่เรียงลำดับไว้ด้วย

๑๓.๓.๔ ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของข่าว

๑๓.๓.๕ ส่วนราชการที่ออกข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว

๑๓.๓.๖ วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน ตัวเลขเต็มของปีพุทธศักราชที่ออกข่าว

๑๓.๓.๗ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อเต็มของส่วนราชการที่ออกข่าว และปฏิบัติตามข้อ ๙.๑๒ โดยอนุโลม

ข้อ ๑๔ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่นๆ

๑๔.๑ หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๑ ท้ายระเบียบ และมีรายละเอียดดังนี้

๑๔.๑.๑ เลขที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลขที่ ๑ เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด

๑๔.๑.๒ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และจะลงที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของหนังสือด้วยก็ได้

๑๔.๑.๓ ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า แล้วต่อด้วยชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรอง ในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ชื่อเต็ม โดยมีคำนำหน้านาม หรือยศ ชื่อ นามสกุล ตำแหน่งหน้าที่ และสังกัดหน่วยงานที่ผู้นั้นทำงานอยู่อย่างชัดแจ้ง แล้วจึงลงข้อความที่รับรอง

๑๔.๑.๔ ให้ไว้ ณ วันที่ ... พ.ศ. ... ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน ตัวเลขเต็มของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง

๑๔.๑.๕ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ

๑๔.๑.๖ ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ

๑๔.๑.๗ รูปถ่าย และลายมือชื่อผู้ที่ได้รับการรับรอง ในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสำคัญที่ออกให้แก่บุคคลให้ติดรูปถ่ายของผู้ที่ได้รับการรับรองขนาด ๔ × ๖ เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือบนขอบร่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ และให้ผู้นั้นลงลายมือชื่อไว้ใต้รูปถ่ายพร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อด้วย

๑๔.๒ รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน จัดทำตามแบบที่ ๑๒ ท้ายระเบียบ และให้มีรายละเอียดดังนี้

๑๔.๒.๑ รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุมนั้น

๑๔.๒.๒ ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม ทับตัวเลขเต็มของปีพุทธศักราชที่ประชุม

๑๔.๒.๓ เมื่อ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ประชุม

๑๔.๒.๔ ณ ให้ลงสถานที่ที่ประชุม

๑๔.๒.๕ ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่มีผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตำแหน่งใด

๑๔.๒.๖ ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)

๑๔.๒.๗ ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)

๑๔.๒.๘ เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

๑๔.๒.๙ ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ

๑๔.๒.๑๐ เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

๑๔.๒.๑๑ ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงลายมือชื่อผู้จดรายงานการประชุมพร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือชื่อและตำแหน่ง ในกรณีที่ตำแหน่งของผู้จดรายงานการประชุมยาวไม่สามารถพิมพ์ไว้บรรทัดเดียวกันได้ ก็ให้พิมพ์ตำแหน่งไว้เหนือผู้จดรายงานการประชุมโดยไม่ต้องมีเครื่องหมายขีดทับ

๑๔.๒.๑๒ การตรวจรายงานการประชุม ให้ประธานในการประชุม หรือผู้ได้รับมอบหมายเป็นผู้ตรวจ และอนุมัติการแจกจ่าย

๑๔.๓ บันทึก คือ ข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือส่วนราชการภายในหน่วยขึ้นตรงต่อกองทัพบกติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติใช้กระดาษบันทึกข้อความตามแบบที่ ๑๓ ท้ายระเบียบ และให้มีรายละเอียดดังนี้

๑๔.๓.๑ ชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง ให้ใช้คำขึ้นต้นอนุโลมตามหนังสือภายใน

๑๔.๓.๒ สาระสำคัญของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบก็ให้ระบุไว้ด้วย

๑๔.๓.๓ ชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก พร้อมทั้งให้ลงวันที่ เดือน ปี ที่บันทึกไว้ใต้ตำแหน่งด้วย

การบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคำขึ้นต้น ใจความบันทึก และลงชื่อ ตำแหน่ง วัน เดือน ปี กำกับ หากไม่มีความเห็นใดเพิ่มเติม ให้ลงชื่อ ตำแหน่ง วัน เดือน ปี กำกับเช่นเดียวกับที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น

๑๔.๔ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว